Politique de confidentialité

Dans le cadre de ses activités, l’Association des Aidants Naturels du Bas-Richelieu collecte, utilise et traite des renseignements afin de réaliser sa mission d’accompagner les proches aidants d’aînés de son territoire. Ce faisant, nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos renseignements personnels.

La présente Politique de confidentialité a pour but de vous informer de nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements personnels et de vous renseigner sur vos droits concernant vos renseignements personnels.

En nous communiquant des renseignements personnels, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique.

2. Définitions

3.1 Engagements

L’organisme s’engage à :
• Recueillir seulement les données nécessaires et utiles;
• Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus en mettant en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
• Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
• Appliquer la politique de confidentialité dans le respect des valeurs de l’organisme;
• Agir avec respect et transparence lors de l’application de cette politique.

3.2 Objet de la collecte des renseignements

Les renseignements personnels sont recueillis afin de pouvoir fournir des services de qualité aux membres et assurer la gestion des ressources humaines.

3.3 Renseignements personnels collectés

Nous pouvons collecter et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de notre prestation de services et la réalisation de nos activités, notamment :
• des coordonnées, comme un nom, une adresse postale, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
• des dates de naissance;
• des coordonnées de répondants en cas d’urgence (nom, numéro de téléphone et lien entre les personnes)
• des données de vérification des antécédents judiciaires (pour les membres du Conseil d’administration et les employés);
• des renseignements contenus dans un curriculum vitae et d’autres renseignements liés au recrutement au sein l’organisme (pour les employés);
• des renseignements liés à la gestion administrative des ressources humaines comme le numéro d’assurance sociale et des coordonnées bancaires (pour les employés);
• des renseignements sur l’utilisation et le détail des visites de notre site Web, les interactions avec notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins de connexion (cookies);
• tout autre renseignement personnel fourni.

Ces informations sont consignées dans un dossier au nom de la personne et sur divers outils de travail utiles à la prestation des services de l’organisme.

3.4 Mesures de sécurité

Nous reconnaissons que la sécurité de l’information fait partie intégrante de la confidentialité des renseignements personnels.

Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et protégés.

À cet effet, nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou procédurales appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre toute consultation, utilisation, modification, divulgation et/ou destruction non autorisée et non conforme à la législation en vigueur.

3.5 Normes de discrétion

Toute personne qui au sein de l’organisme est témoin d’échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de ses fonctions doit agir avec discrétion. De ce fait, elle doit :
• Respecter la vie privée des personnes;
• Ne pas divulguer l’information confidentielle obtenue;
• Agir en respect du code d’éthique de l’organisme.

3.6 Normes de confidentialité

Toute personne qui au sein de l’organisme obtient des informations confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité de ces informations.

3.7 Utilisation de fichiers témoins (cookies)

Nous utilisons des cookies pour améliorer votre expérience de navigation et pour mieux comprendre comment vous utilisez notre site Internet. Les cookies sont de petits fichiers qui sont stockés sur votre ordinateur lorsque vous visitez notre site web. Ils contiennent des informations telles que la langue d’affichage et certaines habitudes de navigation. Ces données sont utilisées à des fins statistiques, ainsi que pour activer certaines fonctionnalités et faciliter votre navigation. Les informations recueillies par les cookies sont confidentielles en tout temps. Vous pouvez désactiver ou bloquer les cookies en configurant les paramètres de votre navigateur.

3.8 Consentement

Le consentement explicite de la personne ou de son mandataire est requis par écrit pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels (Formulaires d’autorisation à constituer un dossier pour les employés et pour les membres et formulaire pour autoriser la transmission d’informations au CLSC pour les membres bénéficiant des services de répit). Une personne qui transmet elle-même ses renseignements personnels est réputée consentir à la collecte de ces renseignements.

Le consentement peut être retiré en tout temps sous réserve des restrictions légales ou contractuelles. Les conséquences d’un tel retrait, y compris le fait de ne pas pouvoir traiter une demande, seront communiquées. Si le consentement est retiré, il sera inscrit au dossier et si nécessaire, les documents s’y rapportant seront détruits.
Dans certaines situations, il pourrait être nécessaire de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels à l’insu de la personne ou sans son consentement. Cela se produit lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou difficile d’obtenir le consentement. Obtenir le consentement peut aussi être impossible ou inopportun s’il s’agit d’une personne malade ou inapte à prendre une décision, dans lequel cas l’organisme tentera d’obtenir le consentement de son représentant désigné.

3.9 Utilisation et communication des renseignements personnels

Les renseignements ne peuvent pas être divulgués à quiconque sans le consentement de la personne à l’exception de ce qui pourrait être requis par les lois en vigueur. Ils ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées à y accéder dans l’exercice de leurs fonctions ou dans l’exécution de leurs mandats.

Des renseignements personnels sont parfois divulgués à des mandataires (ex : CLSC) afin de fournir les services demandés. Ces mandataires doivent s’engager à respecter la législation concernant la protection des renseignements personnels.

3.10 Droits liés aux renseignements personnels

• Droit d’accès :
Toute personne a le droit de savoir si des renseignements personnels sont détenus à son sujet et de consulter ces renseignements. Elle a également le droit de demander comment ces renseignements sont ou seront utilisés et à qui ils auraient été communiqués;
• Droit de rectification
Toute personne a le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet, inexact ou équivoque que nous détenons;
• Droit à l’effacement
Toute personne a le droit de nous demander de détruire des renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles le renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies;
• Droit de retrait du consentement
Toute personne a le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels recueillis.

Pour faire valoir ces droits, la personne doit rédiger une demande écrite et l’adresser à la responsable de la protection des renseignements personnels. Ces renseignements seront fournis, rectifiés ou effacés dans un délai de 30 jours à partir du jour où la demande écrite sera reçue. Ce n’est qu’exceptionnellement et conformément aux lois que la divulgation de certaines informations peut être refusée.